Privacy reglement van Stichting Wijkwerkplaats Oost
Stichting Wijkwerkplaats Oost is een vrijwilligers organisatie. Wij hebben een houtwerkplaats, een reparatie werkplaats, een winkeltje voor 2e kans kleding en kleine spulletjes. Ook hebben wij een werkplaats met creatieve activiteiten.
Passend bij de cultuur van Stichting Wijkwerkplaats Oost wordt iedereen die betrokken is bij de stichting opgevat als vrijwilliger.
Deelnemers aan dagbesteding van zorginstelling SWZ nemen via een samenwerkingsovereenkomst deel aan de activiteiten van Wijkwerkplaats Oost. In verband met specifieke zorg is hiervoor een medewerker van SWZ aanwezig. Deze personen vallen onder de verantwoordelijkheid van SWZ. Wij hanteren geen striktere regels mbt privacy dan SWZ. (wij gaan in gesprek met SWZ om na te gaan of onze privacy regels verder gaan dan de regel van SWZ. Dit is niet de verwachting.)
In verband met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, die sinds 25 mei 2018 leggen wij in dit reglement vast hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van onze vrijwilligers.
- Wat is het doel van de registratie?
Wij registreren persoonsgegevens van onze vrijwilligers om te weten wie onze vrijwilligers zijn en om hen te kunnen bereiken.
- Welke persoonsgegevens registreren wij?
Wij registreren van elke vrijwilliger de volgende gegevens:
- Achternaam, voorvoegsels en roepnaam
- Adres, postcode en woonplaats
- Telefoonnummer
- Geboortedatum
- Ingangsdatum vrijwilliger
- E-mailadres
- Uitschrijfdatum vrijwilliger
- Welke persoonsgegevens registreren wij soms?
Van mensen die via een zorginstelling bij ons komen, noteren wij de contactgegevens van de contactpersoon van de betreffende zorginstelling.
Van mensen met een slechte gezondheid, in het bijzonder de vrijwilligers van SWZ of een andere zorginstelling, registreren wij tevens het telefoonnummer van een door de vrijwilliger aangegeven contactpersoon. In de meeste gevallen is dit een familielid.
- Waarom registreren wij deze persoonsgegevens?
Wij registreren deze persoonsgegevens om te weten wie onze vrijwilligers zijn en hoe wij ze kunnen bereiken. De persoonsgegevens die wij soms registreren (3), registreren wij om relevante personen te kunnen bereiken in geval van een calamiteit.
- Hoe lang bewaren wij de persoonsgegevens?
Als een vrijwilliger aangeeft geen deel meer te willen uitmaken van Wijkwerkplaats Oost, wordt de uitschrijfdatum genoteerd. Dit gebeurt ook bij het overlijden van een vrijwilliger. Als een vrijwilliger zonder opgave van reden (uiterlijk) een half jaar niet meer heeft deelgenomen aan de activiteiten, vraagt het bestuur deze persoon of hij of zij nog vrijwilliger wil blijven.
Per 1 januari van het volgend kalenderjaar wordt de persoon daadwerkelijk uit het bestand verwijderd; dit in verband met de externe verantwoordingsplicht van het bestuur.
- Waar en hoe worden deze persoonsgegevens bewaard?
De persoonsgegevens worden in een apart document op de computer van Wijkwerkplaats Oost bewaard. Dit document bevindt zich in een afgeschermd deel onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de stichting.
- Wie verwerkt de gegevens en heeft toegang tot het systeem?
Het bestuur van de stichting kan het dagelijks beheer van de gegevens bij een vrijwilliger neerleggen. Buiten deze vrijwilliger heeft alleen het bestuur toegang tot het systeem.
- Met wie en op welke wijze worden persoonsgegevens gedeeld?
De persoonsgegevens van de vrijwilligers worden in principe niet gedeeld met derden.
Echter, om contact te kunnen opnemen met een vrijwilliger, bijvoorbeeld als hij of zij al enige tijd niet is gekomen, hebben wij een korte lijst in de werkplaats tot onze beschikking. Op deze lijst zijn vermeld: voornaam en achternaam, telefoonnummer en mailadres.
Ook in het geval de hulp van een hulpverlener moet worden ingeroepen wordt hierop een uitzondering gemaakt. Onder hulpverlener verstaan wij bijvoorbeeld broeders van een ambulance.
De persoonsgegevens van de vrijwilligers die via SWZ mee doen aan de activiteiten van de wijkwerkplaats, zijn uiteraard bekend bij de zorginstelling.
Voor het afleggen van verantwoording voor verkregen subsidie of bijdrage, worden de gegevens op geaggregeerd niveau gedeeld.
Het staat vrijwilligers vanzelfsprekend vrij persoonsgegevens met elkaar te delen.
- Hoe gaan we om met foto’s?
Wij maken regelmatig foto’s van de vrijwilligers en de werkstukken die worden gemaakt. Zij vormen zo een bijzondere vorm van persoonsgegevens. Zij worden gebruikt om de buitenwereld een beeld te geven van onze activiteiten in voorlichting, folders en jaarverslagen. Intern bieden zij voor de vrijwilligers een levendige herinnering aan bijzondere gebeurtenissen.
Als vrijwilligers niet herkenbaar aanwezig willen zijn op foto’s, kunnen zij dit aangeven. Wij spannen ons in om deze personen niet te fotograferen. Zij dienen er ook zelf zoveel mogelijk zorg voor te dragen, niet gefotografeerd te worden.
- Privacy verklaring
Aan alle vrijwilligers wordt een privacy verklaring voorgelegd. Zij kunnen aangeven of zij toestemming verlenen aan het bestuur van Stichting Werkplaats Oost, om hun persoonsgegevens conform dit privacy reglement te beheren.
Tevens kunnen zij aangeven of zij akkoord zijn voor het gebruik van foto’s waarop zij herkenbaar te zien zijn.