Huishoudelijk Reglement

Het huishoudelijk reglement van de stichting bevat meerdere onderdelen:

1 Algemeen
2 Praktische uitwerking bedoeld onder artikel 1.2

3 Aanvullende werkafspraken in diverse werkafdelingen onder de titel “Samen staan we sterk”

HUISHOUDELIJK REGLEMENT WIJKWERKPLAATS OOST ’s-HERTOGENBOSCH

1. ALGEMEEN

1.1. Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten van de stichting. De meer materiele en praktische regels rondom de stichting, eigenlijk een nadere uitwerking van de formele regels, zijn vastgelegd in dit huishoudelijk reglement en gelden zowel voor het bestuur als de vrijwilligers.

Het huishoudelijke reglement:

• mag niet in tegenspraak zijn met statuten, anders hebben de statuten voorrang;
• kan worden gewijzigd in bestuurs-/-jaarvergadering.
• is in beginsel openbaar en door belangstellenden op te vragen.

1.2. Dit huishoudelijk reglement wordt nader praktisch uitgewerkt. De tekst van deze praktische uitwerking wordt als hier ingelast beschouwd.

1.3. De stichting hanteert ook een Privacyreglement. De tekst van dat reglement wordt als hier ingelast beschouwd.

2. DE VRIJWILLIGER

2.1 Iemand die zich als vrijwilliger wil aansluiten bij de stichting is verplicht tot het invullen van een inschrijfformulier. Indien bij aanname dan wel later blijkt dat de opgave onvolledig/onjuist is (geweest) vindt de inschrijving niet plaats of wordt deze ongedaan gemaakt. Indien hij/zij een zorgindicatie heeft, die de stichting niet kan ondersteunen, kan geen inschrijving plaatsvinden.

2.2 Hij/zij is bereid zich functioneel aan te passen aan de bestaande groep vrijwilligers en heeft een bepaalde mate van zelfstandigheid. Hij/zij dient te voorkomen dat een onveilige werksituatie ontstaat binnen de stichting. Verder dient hij/zij zich in algemene zin in te zetten voor de stichting, uiteraard in overleg met het bestuur.

2.3 Bij inschrijving zal een proefperiode ingaan van tenminste drie maanden. Deze kan voor eenzelfde periode worden verlengd als dit naar het oordeel van het bestuur noodzakelijk is. Gedurende de proefperiode vinden evaluatiemomenten plaats. Na het verstrijken van de proefperiode vindt definitieve inschrijving plaats dan wel wordt de samenwerking verbroken.

2.4 Indien na definitieve inschrijving een situatie ontstaat, waarin niet langer wordt voldaan aan het bepaalde onder 2.2, wordt de samenwerking met de vrijwilliger beëindigd door het bestuur.

2.5 Tegen een besluit van het bestuur betreffende de inschrijving staat geen enkel rechtsmiddel open.

3. SLOTBEPALING
   
4. 3.1 In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
6. 3.2 Tenzij de statuten anders bepalen is het bestuur bevoegd om dit huishoudelijke reglement te wijzigen.
8. 3.3 Geïnteresseerden kunnen op verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement ontvangen. Indien de secretaris zwaarwichtige reden ziet om dit verzoek te weigeren, zal hij dit gemotiveerd kenbaar maken en in de eerstvolgende vergadering verslag van doen.

2 Praktische uitwerking bedoeld onder artikel 1.2

HUISHOUDELIJK REGELEMENTWIJKWERKPLAATS OOST

Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten van de Wijkwerkplaats Oost.
In dit reglement zijn de regels over de werkwijze van het bestuur, de interne communicatie, de externe contacten, de verantwoordelijkheden m.b.t. apparatuur en materialen en diverse bestuurstaken verder uitgewerkt.

Bij een strijdigheid tussen de statuten en het huishoudelijke reglement zijn de statuten leidend.

1. Kenschets bestuur

De wijkwerkplaats Oost heeft een bestuur, dicht bij de werkorganisatie, bij voorkeur bestaande uit een aantal vertegenwoordigers van de verschillende werkplekken; aangevuld met enkele mensen van buitenaf. De drie bestuurlijke functies van voorzitter, secretaris en penningmeester worden voorlopig door twee mensen ingevuld. De overige zijn gewoon bestuurslid.

De samenstelling van het bestuur is als volgt:

• Voorzitter: Ben Zalmstra (2023)
• Secretaris/ penningmeester: Jeannette van de Ven (2021)
• Bestuurslid Theo van de Wiel (2023)
• Bestuurslid Tiny Kweens (2021)
• Bestuurslid Carlo Hoogers (2021)
• Willem van Aart is adviseur en gespreksleider.
• Tineke Manupassa, die in dienst is van SWZ is geen bestuurslid, maar neemt wel deel aan de bestuursvergaderingen en verzorgt de inbreng en communicatie t.b.v. de SWZ-deelnemers en de afdeling crea.

2. Werkwijze bestuur

De werkwijze van het bestuur is passend bij de sfeer van de Wijkwerkplaats.
De communicatie is direct, vooral mondeling en gericht op de praktische uitvoering.
De bestuursleden van de verschillende afdelingen én de secretaris/penningmeester hebben elke maand een afstemmingsoverleg over het reilen en zeilen van de diverse afdelingen en alle lief en leed.
Dit is het hart van de organisatie.
Deze gesprekken worden geleid door Willem van Aart.
Afspraken die tijdens het afstemmingsoverleg worden gemaakt worden puntsgewijs vastgelegd door de secretaris.
De verschillende bestuursleden zijn het communicatiekanaal voor hun afdeling.

Vier keer per jaar is een formeel overleg met alle bestuursleden.
Hiervoor maakt de secretaris een agenda, die voorafgaand aan de vergadering aan alle bestuursleden wordt toegestuurd en van deze vergadering worden notulen gemaakt.

Vaste agendapunten van het formele overleg zijn:

• Voortgang van de verschillende afdelingen, waar staan we en waar willen we samen naar toe
• Contacten met de wijk
• Contacten met instanties
• Nieuwe vragen/ideeën/toekomst etc.
• Subsidieaanvraag en verantwoording
• Kwartaaloverzicht financiën van de penningmeester

3. Externe contacten

Contact met de wijk:

Er is veel direct contact met de bezoekers in de winkel en via de verschillende werkplaatsen.

Er is een gestructureerd overleg met de overige organisaties van Plein Oost waaronder het wijkteam Oost. De gemeente organiseert dit overleg. Jeannette woont dit overleg bij en draagt zorg voor de communicatie over en weer.

Contact met gemeente en instanties:

Dit is een taak van de voorzitter en de secretaris, die daarbij geholpen kunnen worden door andere bestuursleden/vrijwilligers;

4. Financiën

Tineke en Jeannette houden de dagelijkse uitgaven en inkomsten bij in een kasboek. Jeannette zet het in een Excel-bestand op de computer.

De penningmeester heeft een controlerende en toezichthoudende taak, is gemachtigd voor de bankrekening en stelt de begroting en de kwartaal- en jaarrekening op.

Jaarlijks controleert een kascommissie de boekhouding. Voorlopig nemen Geert Snijder en Mariet Paes zitting in de kascommissie.

Verzekeringen:

De wijkwerkplaats heeft eigen bestuursaansprakelijkheidsverzekering, neemt ook deel aan een collectieve aansprakelijkheidsverzekering, die de gemeente voor kleine organisaties heeft afgesloten. Bestuursleden zijn alleen persoonlijk aansprakelijk wanneer zij aantoonbaar en met opzet fout handelen.

Contant Geld;

Voor zover er contant geld op een afdeling aanwezig is dan wordt dat regelmatig (snuffelhoeken dagelijks) afgeroomd tot een noodzakelijk bedrag voor wisselgeld.
Het meerdere wordt afgedragen aan Jeannette/Tineke en door hen ingeboekt in het kasboek.

5. Apparatuur en materialen

Apparatuur en materialen zijn van de Wijkwerkplaats Oost en worden in een register bijgehouden en verantwoord in de jaarrekening.

Privé materiaal;

Onder deze term worden twee zaken verstaan die enigszins verwarrend zijn.
Enerzijds worden stichtingseigendommen in algemene ruimten bedoeld, anderzijds persoonlijke bezittingen opgeslagen/in gebruik bij de stichting.
De stichtingseigendommen, die bijvoorbeeld in de winkel staan, en als verkoopmateriaal gezien kunnen worden, worden voorzien van een Stichtings-eigendomssticker zodat iedereen weet dat die goederen niet verhandeld/verwijderd mogen worden. (Sticker met nieuw logo)

Bij voorkeur wordt er geen, persoons gerelateerd, privé-eigendom gebruikt of bewaard in de wijkwerkplaats.

Daar waar, na uitdrukkelijk overleg, persoons-privé materialen en apparatuur aanwezig zijn en gebruikt worden, dienen deze apart vastgelegd en geregistreerd te worden.
Dit, omdat ervanuit gegaan wordt dat er geen persoons-privé spullen in de werkplaats aanwezig zullen zijn, daar deze goederen, zoals beschreven, automatisch overgaan in eigendom van de stichting Eigenaar en wijkwerkplaats ondertekenen een afspraak over deze goederen.

6. Overige afspraken

Aanwezigheid buiten de openingstijden;

Controle rondjes en ophalen/binnenzetten van materiaal kan, met medeweten van ten minste een van de bestuursleden.
Werken in de, door de stichting in gebruik zijnde, ruimtes (Buiten sluitingstijden) is ten alle tijden verboden.

Grensoverschrijdend gedrag;

Onder grensoverschrijdend gedrag wordt verstaan: Gedrag waardoor iemand een ander schade toebrengt op fysiek, mentaal of emotioneel vlak. Als voorbeeld: lichamelijk geweld, pesten, het ongewenst sturen van foto’s/filmpjes, discriminatie.

Het slachtoffer wordt geacht zelf assertief te reageren, lukt dat niet of heeft reactie niet het gewenste effect, dan melden bij het bestuur.
Vanuit het bestuur, zal in volgorde van handelen, de overtreder een goed advies krijgen, een officiële waarschuwing krijgen, de toegang ontzegt worden.
Indien nodig kan, via het bestuur, een vertrouwenspersoon ingeschakeld worden.